各二级学院（部）、各部门：
现将《重庆应用技术职业学院公文处理办法（修订）》印发给你们，请遵照执行！
重庆应用技术职业学院
2024年6月28日
第一章 总则
第一条 学校党政公文是学校在党政管理工作中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布学校规章，施行党政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。为明确公文办理程序，规范公文管理工作，提高办文效率，保证公文质量，根据《党政机关公文处理条例》，结合学校实际，特修订本办法。
第二条 党政公文处理工作必须坚持统一领导、分级管理的原则，全校各二级单位均要有分管领导分工负责。
党政办公室是学校公文处理的管理机构，主管学校党政公文处理工作，并对全校各二级单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
党政办公室秘书负责学校日常公文处理工作，其他单位也应确定一名工作人员负责公文处理的具体工作。
第三条 各单位要发扬深入实际，联系群众，调查研究，实事求是和认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，努力提高公文处理工作效率和质量。行文要少而精，注重实效。
第四条 公文处理必须做到准确、及时、安全。学校行政、党委的公文统一由党政办公室收发、分送、办理、用印、整理、归档和销毁。
第五条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定。
第二章 公文种类
第六条 重庆应用技术职业学院公文常用的种类有：
（一）决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员或对重大活动做出安排，变更或者撤销不适当的决定事项。
（二）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（三）通知。适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求各单位办理和需要向有关单位周知或执行的事项；任免人员。
（四）通告。适用于公布校内有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）公告。适用于向校内外宣布重要事项或法定事项。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要指示精神或告知情况。
（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。
（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（十）决议。适用于经会议讨论通过的重要决策事项
（十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载、传达会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当在文件名称的左上角标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度在文件名称的左上角分别标明“特急”“急”。
（三）发文机关标志应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号，标注于版头下方居中或左下方。联合行文，只标明主办机关发文字号。
（五）上行文应当在发文字号右侧标注“签发人”姓名。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称，位于正文上方，顶格排印。
（八）正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。
（九）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（十）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章一般盖在成文日期处，上不压正文，下要骑年盖月。
（十一）成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
（十二）公文如有附注，应当加括号标注于成文日期之下。
（十三）抄送单位是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。多个抄送单位，一般按照先外后内、先大后小顺序排列。
（十四）公文文字从左至右横写、横排。需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（1）”。行政规章视需要按章、节、条、款、项、目标明层次。
第八条 公文中各组成部分的标识规则，参照《党政机关公文处理工作条例》执行。
第九条 公文用纸采用国际标准A4型（2l0mm×297mm），左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第十条 公文版记部分包括抄送栏、印发机关与印发日期等项。
（一）抄送栏位于印发机关与印发日期栏之上。
（二）印发机关与印发日期栏位于抄送栏之下，左端标注公文印发机关名称，右端标注印发日期。
抄送栏、印发机关与印发日期栏之间分别加横线分开。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
第四章 行文规则
第十一条 行文应当确有必要，注重实效。
第十二条 学校行政以“重庆应用技术职业学院”、学校党委以“中共重庆应用技术职业学院委员会”名义对上对下行文。
第十三条 各类公文应贯彻党政分开的原则，确因工作需要，党政工团组织、相关单位，可按照协商一致的原则联合行文。
中共重庆应用技术职业学院纪律检查委员会、中国教育工会重庆应用技术职业学院委员会和共青团重庆应用技术职业学院委员会等根据各自所属组织的有关规定行文。
第十四条 凡向上级机关呈送请示、报告、统计资料、计划、总结、对上级机关来文办理情况的回复以及对外联系工作的公文，需以学校行政或党委名义行文，校内任何二级单位不得对外行文；二级单位以学校名义行文，应经学校党政办公室同意并按照发文程序办理相关手续。
第十五条 各二级单位报送学校审批的请示，由学校批复。各二级单位报请学校批转执行的文件，可以学校名义行文，也可由校长授权以党政办公室名义行文。
第十六条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄报或抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。请示问题不得越级行文。
“请示”还应当在附注处注明联系人的姓名和电话。“请示”与“报告”要分别行文，“报告”不得夹带请示事项。
第十七条 正确确定公文的主送机关和抄送机关。向双重领导的上级机关行文，应根据内容写明主送机关和抄送机关。
第十八条 行政工作不得以党委名义行文，党群系统的工作也不得以行政的名义行文。涉及学校重大事项或互相交叉的内容，必须以行政和党委的名义联合行文。以行政和党委联合行文的，内容应分别经校长、党委书记审签。
第十九条 对上级机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，不另重复行文。
已在各类会议上印发的领导人讲话、会议纪要，一般不再另行发文。
第五章 公文办理
第二十条 公文处理分为收文处理和发文办理。
收文处理指对收到公文的处理过程，一般包括签收、登记，审核、拟办、批办、承办、催办、整理、归档等程序。
发文办理是指以学校或二级单位名义制发公文的过程，一般包括拟稿、核稿、会签、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、整理、归档等程序。
第二十一条 各二级单位应指定专人（或兼职）负责公文处理工作。公文处理工作人员应忠于职守，具有相关业务知识。
第二十二条 公文登记、运转程序
（一）凡收件者署“重庆应用技术职业学院”的外来公文函件，由党政办公室处理。党政办公室机要秘书拆封后，一般函件直接送主办单位，正式公文须加盖收文章、填写公文处理笺，统一登记、编号并送党政办公室主任阅批，提出拟办意见。
（二）经党政办公室主任阅批后的公文，由机要秘书呈学校领导批示，并按照校领导批示意见进行传阅或送有关单位处理。
文件的转呈、转送，一律由机要秘书直接与有关校领导或二级单位人员交接，学校领导之间、各二级单位之间不得互相转送文件。
（三）各二级单位负责人对党政办公室转送的公文应当场查阅、签收。文件阅完后，应及时退还党政办公室。如发现错转或错批，应及时将文件退还党政办公室，不得擅自转送其他二级单位或个人。
（四）上级部门直接寄到学校有关单位的文件，以及外出参加会议带回的上级部门的文件，有关人员应及时将文件原件交党政办公室统一登记、编号，按收文程序处理。
（五）学校公文的制发，通过办公自动化系统制作和发布，由各单位收到公文后，按要求在本单位组织传阅、传达，并妥善保管。
第二十三条 公文承办、催办。
（一）学校交有关单位处理的公文，承办单位应及时处理。涉及其他二级单位的，承办单位应主动与有关单位协商，若有关方面意见不一致，要如实向学校分管领导反映。
由几个二级单位共同处理的公文，承办的牵头单位要主动与配合单位会商，配合单位应积极协助。需要学校审批的，承办单位应在规定时限内综合办理情况并提出处理意见，报学校审批。
（二）各教学单位向学校行政单位请求批准事项、商洽工作的公文，行政单位要及时办理、答复；涉及几个二级单位的事项，应主动与有关单位协商处理，并根据协商意见单独或联合答复。
（三）学校公文的督查、催办工作由党政办公室负责，各二级单位公文处理人员对本单位办理的公文亦应进行经常性的检查、催办，防止漏办或延误。
（四）紧急公文要随到随办，跟踪催办，限时办复。
第二十四条 学校的综合性文稿，一般由党政办公室拟稿；凡内容属某个二级单位业务范围内的文稿，由该单位拟稿；内容涉及几个二级单位的，由牵头单位拟稿。
第二十五条 草拟文稿应当做到：
（一）符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针政策及上级机关的有关精神，符合学校有关政策和规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行。
（二）情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。涉及紧急或秘密事项的文件应准确标定紧急程度或密级。
（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应具体写清年月日。
（四）制紧急公文，应当说明紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）使用国家法定计量单位。
（六）使用简称应先使用全称，并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和惯用词、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字用阿拉伯数字书写。
（八）凡以学校名义拟文，首页必须使用学校统一印制的发文稿纸，并清楚填写拟稿人、核稿人、校对人、标题、附件、主送、抄送等栏目。发文稿纸由党政办公室统一印制并控制使用。
第二十六条 凡是以学校名义对内对外行文，拟稿单位应将文稿及有关资料报送党政办公室审核。审核内容包括是否需要行文、是否符合本办法有关规定，并提出审核意见或写明审核情况。不符合规定的文稿，退回原单位修改后再办理。审核后的文稿由党政办公室呈送学校有关分管领导会签、校长或党委书记签发。
第二十七条 各二级单位草拟的文稿，经党政办公室核稿后，按以下原则呈送有关领导签发：
（一）学校行政和党委文件（包括函件），分别由校长、党委书记签发；重要文件签发前，应先经相关分管校领导会签，再交校长、党委书记签发。
（二）二级单位公文，由各单位主要负责人（或委托副职）签发有效。其中重要的涉及面广的方针、政策类文件，需送主要校领导加签。
（三）文稿一经签发，一般不准改动。如确需改动，必须重新核稿，并报原签发领导审定。
第二十八条 有关领导审批、签发公文，应明确签署自己的意见、姓名和时间。
第二十九条 公文编号、印发。
（一）凡以学校名义行文，由党政办公室统一编号，分别使用“重庆应用技术职业学院文件”“中共重庆应用技术职业学院委员会文件”公文纸印发。校长办公会和党委会会议纪要使用“重庆应用技术职业学院会议纪要”公文纸印发。由学校相关二级单位草拟、以学校行政或党委名义制发的公文，由党政办公室负责审核、打印、盖章、分发、归档。
（二）严格控制发文种类和发文数量，除党政办外，学校其它二级单位不得制发二级单位文件；如因工作需要，各二级单位可根据工作职责，由分管校领导签发，以二级单位名义印发内部通知或函件。
（三）发文字号由学校统一发布，根据情况适时调整。
第三十条 上级机关下发的公文，除涉密或注明不准翻印的以外，经党政办公室主任批准，可以翻印、复印。翻印时，应当注明翻印的二级单位、日期、份数和印发范围。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章，视同正式公文管理。
第六章 公文归档和销毁
第三十一条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和学校有关规定，将公文定稿、正本和有关材料整理归档。电文随同文件一起归档。
第三十二条 联合办理的公文，学校党政办公室负责以学校和党政办公室名义发出的公文原件的整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本；二级单位文件，由主办单位负责原件的整理、归档，协办单位保存复制件或公文副本。
第三十三条 公文归档应进行分类、整理、确定保管期限，以便于查找、利用和清理。
第三十四条 党政办公室应于第二年六月底将前一年所收各类公文清点、整理、登记后，在规定时间内向学校档案室移交。个人不得保存应归档的公文、文稿等材料。
各二级单位形成的业务性文件、资料，应归档保存的，由该单位直接整理、归档，向学校档案室移交。
第三十五条 二级单位合并时，全部公文应当随之合并管理。二级单位撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案办公室。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十六条 经鉴别没有归档价值的公文和其他材料，经党政办公室主任批准，可在机要人员监督下销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第七章 责任落实与监督
第三十七条 党政公文拟稿人、审稿人对文稿处理负直接责任，须撰写规范、质量较高、报送及时、返工率低。一般二级单位负责人为党政公文拟稿人或审稿人，分管校领导对分管单位的文稿质量负领导责任。
第三十八条 党政办公室对各二级单位公文处理情况进行监督指导，并适时在校内通报办理情况。因公文处理存在渎职行为，造成学校经济或声誉损失的，依法依规追究相关责任。
第八章 附则
第三十九条 重庆应用技术职业学院各二级单位的公文处理工作参照本办法执行。
第四十条 本办法自发布之日起开始施行，原《重庆应用技术职业学院公文处理办法》与本办法不一致的，以本办法为准。
第四十一条 本办法由学校授权党政办公室负责解释。