第一章 总则

第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在学校各项工作中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校在招生、教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学生、教职工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案是对学校发展历史过程的反映和记录，是学校的宝贵财富。学校所有二级部门和个人都应遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等法律法规和本办法的规定，承担保护和移交档案的义务。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作之一，是学校管理水平的重要体现。学校应将档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。校内各部门应重视档案工作，将其纳入自身发展规划和工作计划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，保障档案工作依法开展。

第二章 管理体制及机构人员

第五条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校级领导和党政办公室主任协助校长负责档案工作。

第六条 学校设立综合档案室，隶属于学校党政办公室，负责全校档案工作。档案室是保存和提供利用学校档案的专门机构，也是学校档案工作的职能管理部门。

第七条 学校综合档案室的主要职责是：

（一）宣传贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）组织制订并实施学校关于档案工作的规章制度和业务规范，对各单位档案工作进行指导、监督和检查；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护全校的各类档案及有关资料，做好档案安全保密工作；

（四）组织学校档案信息化建设和电子文件归档工作；

（五）编制档案检索工具，编研档案史料，积极开发档案信息资源；

（六）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的校史校情教育、爱国主义教育等文化教育功能；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训，建立和健全学校档案工作网络；

（八）建立和健全学院档案工作网络，参加相关档案学术研究和交流活动；

（九）完成学校领导及主管部门交办的各项工作任务。

第八条 对某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。档案分室业务上受档案室的监督和指导，每年向档案室报送新增档案库存目录和统计报表。

第九条 学校各二级部门由一名负责人主管本部门的档案工作，并设一名兼职档案人员，负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。

第十条 各二级部门档案工作的基本任务是：

（一）按照学校有关规定做好本单位文件材料的收集、保管、整理、分类、立档（装盒）等工作；

（二）按归档范围、归档要求，将档案材料按时向档案室移交；

（三）对按照规定不向档案室移交或暂不移交的档案材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用；

（四）接受档案室的业务指导、监督和检查，维护本部门档案、材料的完整与安全。

第十一条 专（兼）职档案工作人员应当遵纪守法，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，刻苦钻研业务，勇于创新，不断提高管理和服务水平。

第三章 档案的管理

第十二条 学校建立和不断完善归档制度，各部门应把档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到应归档的材料必须完整、准确、系统地归档保存。

第十三条 学校各部门的工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作的同时，应布置、检查、验收、总结档案工作。

第十四条 学校实行文件材料形成部门立档归档制度。各部门均是立档归档单位，由兼职档案人员按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷（件），编制页号或件号，填写目录及备考表，检查合格并由部门负责人审核签字后向学校档案室移交。

第十五条 学校各立档单位应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档，档案材料的归档范围和保管期限按《重庆应用技术职业学院档案归档范围及保管期限方案》办理。

第十六条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整，印章清晰，文件或声像材料符合有关规范和标准的要求。

第十七条 归档时间与档案的移交

（一）学校党政部门和能按自然年度归档的部门，归档材料应在次年6月底前归档；

（二）各教学部门和能按教学年度归档的部门，归档材料应在次学年的寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；

（四）仪器设备档案在设备安装、调试完毕后归档；

（五）档案室接收档案时，首先应检查案卷和归档文件质量，再根据档案目录或移交清单，与移交人共同核对清点，符合要求并核对无误后，方可办理移交登记手续。

第十八条 学校与其他单位分工协作完成的项目，由学校综合档案室保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应将复制件送学校综合档案室保存。

第十九条 本校所有教职工，在从事教学、科研、党政管理等职能活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料，必须按规定向档案室移交，集中管理，任何个人不得据为已有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案室可通过征集、代管或接受捐赠等多种形式进行管理，对个人捐赠的珍贵档案，学校应给予适当奖励。

第二十条 档案的鉴定和销毁

（一）在主管档案工作的校领导批准下，由档案室与档案形成部门的负责人组成鉴定小组，负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定，做出处理决定。

（二）对已失去保存价值的、需要销毁的档案，必须造册报主管校领导批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，不得擅自销毁任何档案。

第二十一条 档案室应对档案的收进、移出、利用、案卷数量、编研等情况进行统计，并按照有关规定，向重庆市档案局和重庆市教育委员会报送档案工作基本情况统计年报表。

第二十二条 档案室应对所存档案和资料的保管情况定期检查，记录在案，发现特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。

第四章 档案的利用和开发

第二十三条 学校人员因公查阅非密级档案，需凭个人证件办理登记手续；查阅保密档案，须办理查阅手续，经主管校领导同意后，方可登记查阅；利用科研项目档案，须持有该项目负责人和主管校领导签字同意的证明，方可登记利用。

第二十四条 个人利用本人的学籍档案，须持本人身份证或毕业证复印件，说明利用目的后，方可登记利用。委托他人办理的，被委托人须出示本人法定证件并持有委托人的毕业证书复印件。

第二十五条 校外其他单位或个人利用学校档案，应持介绍信，经主管校领导批准后方可查阅。

第二十六条 重要的、珍贵的档案和资料应以复制件或缩微品代替原件提供利用，确需使用原件的，须经主管校领导批准。

第二十七条 凡利用档案，均应按档案室规定，办理利用手续，留档存查。

第二十八条 档案原则上不外借。特殊情况下须经主管校领导同意批准后，方可外借。对借出的档案，档案室应定期催还，发现损坏或丢失，应出具书面报告，根据不同情况，报学校按规定严肃处理。

第二十九条 档案室应加强对档案史料的研究整理，积极参加档案信息整体化建设和编史修志工作，配合有关部门编写重要参考资料。

第五章 条件保障

第三十条 学校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案建设与工作需要。

第三十一条 学校为档案室提供符合档案管理要求并能适应现代化管理需要的档案工作用房。

第三十二条 为落实档案保护措施、逐步实现档案管理现代化，学校有计划地为档案室配置必要的信息化和数字化设施设备。

第三十三条 学院根据需要配置恒温恒湿设施，逐步实现档案库房恒温恒湿与智能化管理，以利于最大限度地延长档案的寿命。

第六章 奖励与处罚

第三十四条 学校定期布置、检查、总结、验收档案工作，对在档案工作中做出突出贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励。

第三十五条 部门档案管理工作纳入学校年度考核，对档案管理不重视、不负责、达不到管理要求的单位，经核实，学校将视情节轻重，分别给予部门领导及兼职档案管理人员告诫、年度考核降等等处分。

第三十六条 对违反《中华人民共和国档案法》，造成档案损失的部门和责任人，按照《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》的相关规定，学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

第七章 附则

第三十七条 本办法由党政办公室负责解释。

第三十八条  本办法自公布之日起施行。